Guia Clink - Facturacion Electronica DIAN

1. Que es la facturacion electronica y por que la necesitas

La facturacion electronica es la forma moderna de emitir facturas en Colombia. En lugar de imprimir un papel con los datos de la venta, tu restaurante envia un documento digital directamente a la DIAN (la entidad de impuestos del pais), que lo valida y le asigna un codigo unico de seguridad.

Desde 2020, todos los negocios en Colombia estan obligados a facturar electronicamente. Eso incluye restaurantes, bares, cafeterias y cualquier establecimiento que venda comida o bebida.

Que ganas con esto

Cumples con la ley: evitas sanciones y multas de la DIAN.
Todo queda registrado: cada factura se almacena digitalmente, asi que no pierdes documentos.
Tu contador te va a amar: la informacion tributaria se organiza automaticamente.
Tus clientes pueden pedir factura: especialmente clientes empresariales que necesitan deducir gastos.

ⓘ Dato clave

En un restaurante, no todas las ventas requieren factura electronica. Las ventas al consumidor final pueden ir como "documento POS" (tiquete). Pero cuando un cliente te pide factura con su NIT, ahi si necesitas emitir una factura electronica completa.

Terminos de la DIAN que vas a ver en esta guia

CUFE: Codigo Unico de Factura Electronica. Es como la "huella digital" de cada factura. Lo genera el sistema automaticamente.
UBL 2.1: El formato XML que usa la DIAN para las facturas. Tu no tienes que crear este archivo — Clink lo hace por ti.
Resolucion de facturacion: Un permiso que la DIAN te da para emitir facturas. Tiene un rango de numeros (ej: del 1 al 5000) y una fecha de vencimiento.
Certificado digital: Un archivo (.pfx o .p12) que funciona como tu "firma" electronica. Demuestra que tu restaurante es quien dice ser.
Set de pruebas: Un grupo de facturas de ejemplo que la DIAN te pide enviar antes de habilitarte. Es como un examen para verificar que tu sistema funciona bien.

2. Que necesitas antes de empezar

Antes de abrir Clink para configurar la facturacion, asegurate de tener estos elementos listos. Si no los tienes, tu contador o representante legal puede ayudarte a conseguirlos:

Elemento	Donde lo consigues
NIT de tu empresa	Lo encuentras en el RUT. Es el numero con digito de verificacion (ej: 900.123.456-7).
Resolucion de facturacion	Se solicita en el portal de la DIAN (dian.gov.co), seccion "Factura electronica".
Certificado digital (.pfx o .p12)	Se compra a una entidad certificadora autorizada (como Certicamara, Andes SCD, GSE). Cuesta entre $100.000 y $300.000 COP al ano.
Contrasena del certificado	Te la entregan junto con el archivo del certificado. Guardala en un lugar seguro.
Software ID y Technical Key	Los genera la DIAN cuando registras tu software facturador. Clink te guia en este paso.
Test Set ID	Lo asigna la DIAN para el proceso de habilitacion. Aparece en tu portal DIAN.

★ Consejo

Si nunca has facturado electronicamente, lo mas facil es pedirle a tu contador que gestione la resolucion y el certificado digital. Tu solo necesitas los datos y archivos finales para configurar Clink.

⚠ Atencion

El certificado digital tiene fecha de vencimiento (generalmente 1 o 2 anos). Pon un recordatorio en tu calendario para renovarlo antes de que expire; si vence, no podras emitir facturas hasta que lo actualices.

3. Paso 1 — Configurar datos del emisor

El "emisor" eres tu: tu restaurante. En este primer paso le dices a Clink quien eres ante la DIAN.

Sidebar ▶ Administracion ▶ Config DIAN

Al entrar veras el Asistente de Configuracion DIAN, un wizard de 4 pasos. Estaras en el primero: Datos Emisor.

📷 Captura: Wizard de configuracion DIAN — Paso 1 "Datos Emisor" con los campos NIT, razon social, direccion, ciudad, departamento y email

Campos que debes completar

1

NIT: Escribe el NIT de tu empresa sin puntos ni guion. El digito de verificacion va en un campo aparte (Clink lo calcula automaticamente si no lo conoces).

2

Razon social: El nombre legal exacto de tu empresa, tal como aparece en el RUT. No uses el nombre comercial del restaurante si es diferente.

3

Direccion: La direccion fiscal de tu empresa (la que aparece en el RUT). Incluye tipo de via, numero y complemento.

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Ciudad y departamento: Seleccionalos de la lista desplegable. Clink usa los codigos de municipio de la DIAN internamente, tu solo elige el nombre.

5

Email: El correo donde quieres recibir notificaciones de la DIAN y copias de las facturas. Usa un correo que revises con frecuencia.

Cuando todos los campos esten completos, haz clic en "Siguiente" para avanzar al paso 2.

★ Consejo

Ten tu RUT a la mano en este paso. Todos los datos deben coincidir exactamente con lo que aparece en el RUT. Una diferencia en una letra o numero puede causar rechazo de la DIAN.

4. Paso 2 — Registrar software ante la DIAN

En este paso conectas Clink con el registro de software facturador de la DIAN. Esto le dice a la DIAN que "Clink" es el sistema que tu restaurante usa para generar facturas.

📷 Captura: Wizard paso 2 "Software DIAN" con campos Software ID, Technical Key, PIN, Test Set ID y Tax Level Code

Campos que debes completar

1

Software ID: Es un identificador unico que la DIAN le asigna a tu instalacion de Clink. Lo encuentras en tu portal DIAN, seccion "Catalogo > Software".

2

Technical Key (Clave Tecnica): Una cadena alfanumerica larga que la DIAN genera junto con el Software ID. Copiala y pegala exactamente — no le cambies ni un caracter.

3

Software PIN: Un PIN numerico que tu defines en el portal de la DIAN al registrar el software. Apuntalo porque lo necesitaras aqui.

4

Test Set ID: El identificador del set de pruebas que la DIAN te asigna para el proceso de habilitacion. Lo necesitaras en el paso 4.

5

Tax Level Code (Regimen tributario): Selecciona tu regimen fiscal. Generalmente es "Responsable de IVA" o "No responsable de IVA" segun tu situacion tributaria.

ⓘ Importante

Si no tienes el Software ID y Technical Key, necesitas registrar tu software facturador en el portal de la DIAN primero. Tu contador puede hacer este tramite en dian.gov.co > Factura Electronica > Catalogo de software.

★ Consejo

Copia y pega el Software ID y el Technical Key directamente desde el portal de la DIAN. Escribirlos a mano es arriesgado porque son cadenas muy largas y cualquier error causa problemas de validacion.

5. Paso 3 — Subir tu certificado digital

El certificado digital es tu "firma electronica". Sin el, la DIAN no acepta tus facturas porque no puede verificar que realmente vienen de tu empresa.

📷 Captura: Wizard paso 3 "Certificado" con area de carga de archivo y campo de contrasena

1

Sube el archivo del certificado: Haz clic en el area de carga o arrastra tu archivo .pfx o .p12 hasta ahi. El archivo pesa generalmente entre 2 KB y 10 KB.

2

Ingresa la contrasena del certificado: Es la clave que te entregaron cuando compraste el certificado. Clink la necesita para poder "firmar" cada factura en tu nombre.

3

Verifica la carga: Clink mostrara un indicador verde si el certificado se leyo correctamente. Si ves un error, revisa que la contrasena sea correcta y que el archivo no este danado.

⚠ Atencion

Nunca compartas tu archivo de certificado ni su contrasena por WhatsApp, email o redes sociales. Es el equivalente digital de la firma de tu empresa. Si alguien lo obtiene, podria emitir facturas a tu nombre.

★ Consejo

Guarda una copia de respaldo del certificado y su contrasena en un lugar seguro (como un USB o una carpeta encriptada). Si pierdes el archivo, tendras que comprar uno nuevo.

6. Paso 4 — Habilitar y probar con la DIAN

Este es el paso final y el mas emocionante: vas a demostrarle a la DIAN que tu sistema funciona correctamente. Es como un "examen" donde Clink envia facturas de prueba y la DIAN las valida.

📷 Captura: Wizard paso 4 "Habilitacion" con boton para ejecutar set de pruebas, barra de progreso y estado de validacion

Como funciona la habilitacion

1

Haz clic en "Ejecutar set de pruebas": Clink enviara automaticamente un grupo de facturas de prueba al ambiente de habilitacion de la DIAN. Esto toma entre 1 y 5 minutos.

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Espera la validacion: Veras una barra de progreso mientras Clink envia cada documento. La DIAN responde si cada uno fue aceptado o rechazado.

3

Revisa los resultados: Si todo sale bien, veras indicadores verdes en cada prueba. Si alguna falla, Clink te muestra el error especifico para que lo corrijas.

4

Activa el modo produccion: Una vez que todas las pruebas pasen, haz clic en "Habilitar produccion". A partir de ese momento, cada factura que emitas sera real y validada por la DIAN.

⚠ Atencion

No actives produccion sin antes confirmar que todas las pruebas pasaron. Si activas produccion con errores pendientes, tus facturas reales podrian ser rechazadas por la DIAN.

Si alguna prueba falla

No te preocupes — es normal que la primera vez alguna prueba no pase. Los errores mas comunes son:

Error en NIT: Revisa que el NIT coincida exactamente con el del RUT (sin puntos ni guion extra).
Error en certificado: Verifica que la contrasena sea correcta y que el certificado no este vencido.
Error en Technical Key: Asegurate de haber copiado la clave completa, sin espacios al inicio o final.
Timeout de la DIAN: A veces los servidores de la DIAN estan saturados. Espera unos minutos e intenta de nuevo.

★ Consejo

Puedes ejecutar el set de pruebas las veces que necesites. No hay limite. Es mejor intentar varias veces y asegurarse de que todo funciona antes de activar produccion.

7. Como emitir una factura desde el POS

Una vez que la habilitacion esta activa, emitir una factura es muy sencillo. Ocurre como parte natural del flujo de cobro.

📷 Captura: Pantalla de pago del POS mostrando la opcion "Factura Electronica" seleccionada junto a los datos del cliente

Paso a paso en el POS

1

Registra la venta normalmente: Agrega los productos a la cuenta del cliente como siempre lo haces.

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Ve a cobrar: Cuando el cliente pida la cuenta, haz clic en el boton de pago.

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Selecciona "Factura Electronica": En la pantalla de pago veras la opcion de tipo de documento. Selecciona "Factura Electronica" en lugar del tiquete POS normal.

4

Ingresa los datos del cliente: El sistema te pedira el NIT o cedula del cliente, su nombre o razon social, y su email (para enviarle la factura).

5

Confirma el pago: Selecciona el metodo de pago (efectivo, tarjeta, transferencia) y finaliza la venta. Clink genera la factura electronica, la firma con tu certificado y la envia a la DIAN automaticamente.

6

Listo — factura emitida: En segundos recibiras la confirmacion. El cliente recibe la factura en su email y tu la tienes en el historial de Clink.

ⓘ Importante

Si el cliente no necesita factura electronica (consumidor final sin NIT), simplemente no selecciones la opcion y se generara un tiquete POS normal. No tienes que emitir factura electronica en cada venta.

★ Consejo

Si tienes clientes frecuentes que siempre piden factura (como empresas), puedes guardar sus datos en Clink para no tener que escribirlos cada vez. Solo busca su nombre o NIT y los datos se llenan automaticamente.

8. Como ver tus facturas emitidas

Todas las facturas que emites quedan guardadas en Clink. Puedes consultarlas, reenviarlas al cliente o descargarlas cuando quieras.

Sidebar ▶ Administracion ▶ Documentos Emitidos

📷 Captura: Listado de documentos emitidos con columnas de numero, fecha, cliente, total y estado DIAN

Que encontraras en esta seccion

Numero de factura: El consecutivo asignado dentro de tu resolucion.
CUFE: El codigo unico de la DIAN. Puedes copiarlo para compartirlo con el cliente.
Estado DIAN: Indica si la factura fue aceptada, rechazada o esta pendiente de respuesta.
Fecha y hora: Cuando se emitio la factura.
Cliente: Nombre o razon social y NIT del cliente.
Total: El monto total de la factura.

Acciones disponibles

Ver detalle: Haz clic en cualquier factura para ver todos sus productos, impuestos y datos del cliente.
Reenviar por email: Si el cliente te pide que le mandes la factura de nuevo, usa el boton de reenvio.
Descargar PDF: Genera una copia en PDF para imprimir o guardar.
Descargar XML: El archivo XML original (formato UBL 2.1) que se envio a la DIAN.

★ Consejo

Usa los filtros de fecha para encontrar facturas rapidamente. Tambien puedes buscar por numero de factura, nombre del cliente o NIT.

9. Notas credito y debito

A veces necesitas corregir o anular una factura que ya emitiste. Para eso existen las notas credito y debito. Son documentos electronicos que se envian a la DIAN, igual que las facturas.

Nota credito (la mas comun)

Usala cuando necesitas:

Devolver dinero: El cliente pago de mas o devolvio un producto.
Corregir un error: Te equivocaste en el precio, la cantidad o los datos del cliente.
Anular una factura completa: Se emitio por error y necesitas cancelarla.
Aplicar un descuento posterior: Acordaste un descuento despues de emitir la factura.

Nota debito (menos frecuente)

Usala cuando necesitas:

Cobrar intereses por mora: El cliente no pago a tiempo.
Agregar un valor que falto: Olvidaste cobrar un producto o servicio en la factura original.

Como emitir una nota credito

1

Ve a Administracion > Documentos Emitidos y busca la factura que necesitas corregir.

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Haz clic en la factura y selecciona "Crear nota credito".

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Selecciona el motivo de la nota (devolucion, correccion, anulacion, descuento).

4

Si es una correccion parcial, indica cuales productos y montos se estan ajustando. Si es una anulacion total, selecciona todos.

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Confirma y Clink enviara la nota credito a la DIAN. Quedara vinculada a la factura original.

⚠ Atencion

Una factura electronica no se puede "borrar". Para cancelarla, debes emitir una nota credito que la anule. Esto es un requisito legal de la DIAN.

10. Que hacer si la DIAN no responde (modo contingencia)

Los servidores de la DIAN a veces presentan fallas o mantenimientos, especialmente en fechas de alta demanda tributaria. Cuando eso pasa, no puedes dejar de facturar — tu restaurante no puede parar.

Que es el modo contingencia

Es un mecanismo legal que permite seguir emitiendo facturas cuando la DIAN no esta disponible. Las facturas se generan localmente y se envian a la DIAN cuando sus servidores vuelvan a funcionar.

Como funciona en Clink

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Clink detecta la falla automaticamente: Si la DIAN no responde al enviar una factura, Clink te notifica que el servidor no esta disponible.

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Las facturas se guardan en cola: Clink genera las facturas normalmente, las firma con tu certificado y las almacena en una cola de envio pendiente.

3

Reenvio automatico: Cuando la DIAN vuelve a estar disponible, Clink envia automaticamente todas las facturas pendientes. Tu no tienes que hacer nada.

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Verifica el estado: En Documentos Emitidos podras ver cuales facturas estan "Pendientes de envio" y cuales ya fueron aceptadas por la DIAN.

ⓘ Importante

En modo contingencia, las facturas son totalmente validas legalmente. La DIAN permite un plazo de 48 horas para enviar las facturas una vez se restablezca el servicio. Clink se encarga de esto automaticamente.

★ Consejo

Si notas que llevas muchas horas con facturas pendientes y la DIAN ya deberia estar funcionando, revisa tu conexion a internet. A veces el problema no es la DIAN sino la red del restaurante.

11. Configuracion por sucursal

Si tu restaurante tiene varias sedes, cada una puede tener su propia configuracion de facturacion electronica. Esto es util porque cada sucursal puede tener una resolucion de facturacion diferente o necesitar un consecutivo independiente.

Opciones de configuracion por sucursal

Escenario	Como configurarlo
Una resolucion para todas las sedes	Configura la facturacion una sola vez en la sede principal. Las demas sedes usaran la misma resolucion y consecutivo.
Resolucion independiente por sede	Configura el wizard DIAN en cada sucursal por separado. Cada una tendra su propio rango de numeros.
Mismo NIT, diferente direccion	En los datos del emisor de cada sucursal, cambia solo la direccion, ciudad y departamento. El NIT permanece igual.

Como configurar una sucursal diferente

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Cambia de sucursal: En Clink, selecciona la sucursal que quieres configurar desde el selector de sucursales en la parte superior.

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Repite el wizard: Ve a Administracion > Config DIAN y completa los 4 pasos para esa sucursal especifica.

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Ajusta los datos del emisor: Asegurate de que la direccion corresponda a la ubicacion fisica de esa sucursal.

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Ejecuta el set de pruebas: Cada sucursal necesita pasar su propio proceso de habilitacion si usa una resolucion diferente.

★ Consejo

Si todas tus sedes estan bajo el mismo NIT y quieres simplificar, puedes usar una sola resolucion compartida. Consulta con tu contador cual esquema es mejor para tu caso tributario.

ⓘ Importante

El certificado digital es el mismo para todas las sucursales si pertenecen a la misma empresa (mismo NIT). No necesitas comprar un certificado por cada sede.