Inventario y Control de Stock

1 Como funciona el inventario en Clink

El modulo de inventario de Clink esta disenado para que no tengas que hacer calculos manuales. Todo el sistema trabaja de forma conectada: tus recetas le dicen al sistema que ingredientes usa cada plato, y cuando se registra una venta, esos ingredientes se descuentan automaticamente del stock.

Donde encontrar el inventario

Al entrar, vas a ver una serie de pestanas que organizan toda la informacion:

Los 4 pilares del inventario

2 Ver tu stock actual

La pestana Stock es tu panel principal. Aqui ves todos tus ingredientes, materias primas y suministros con sus cantidades actuales, unidades de medida y estado de alerta.

Como llegar

Que informacion encuentras

Filtrar y buscar productos

1. Usa la barra de busqueda en la parte superior para encontrar un ingrediente por nombre.
2. Aplica filtros por categoria, zona de almacenamiento o estado de alerta para ver solo lo que necesitas.
3. Haz clic en cualquier fila para ver el detalle completo de ese producto, incluyendo su historial de movimientos.

3 Como se descuenta automaticamente con cada venta

Esta es una de las funciones mas poderosas de Clink. Cada vez que un mesero cierra una cuenta o se completa una venta en caja, el sistema revisa las recetas de los productos vendidos y resta automaticamente los ingredientes del inventario.

Como funciona paso a paso

1. Un cliente pide, por ejemplo, una "Hamburguesa Clasica".
2. El mesero registra el pedido en Clink.
3. Al cerrarse la venta, Clink busca la receta de la Hamburguesa Clasica.
4. La receta dice que lleva: 200g de carne, 1 pan, 50g de lechuga, 30g de tomate y 20ml de salsa.
5. El sistema resta automaticamente esas cantidades del stock de cada ingrediente.
6. Si algun ingrediente baja del minimo configurado, se genera una alerta.

Que pasa con los ingredientes compuestos

Si una receta usa un ingrediente compuesto (por ejemplo, "Salsa de la Casa" que a su vez tiene tomate, cebolla y especias), Clink desglosa la subreceta y descuenta los ingredientes base. No necesitas hacer ningun calculo adicional.

4 Ajustar stock manualmente

A veces necesitas modificar el stock por razones que no son ventas: llego mercancia sin factura, se dano un producto, necesitas corregir un error, etc. Para eso esta el modal de ajuste de stock.

Como hacer un ajuste

1. Ve a la pestana Stock y busca el producto que necesitas ajustar.
2. Haz clic en el producto para abrir su detalle.
3. Presiona el boton "Ajustar stock".
4. En el modal que aparece, selecciona el tipo de ajuste.
5. Ingresa la cantidad a ajustar.
6. Escribe una razon que explique el ajuste (esto es obligatorio).
7. Confirma el ajuste. El stock se actualizara inmediatamente.

Tipos de ajuste disponibles

5 Configurar alertas de stock minimo

Las alertas de stock minimo son tu red de seguridad. Te avisan cuando un ingrediente esta por acabarse para que puedas hacer el pedido a tiempo y evitar quedarte sin productos durante el servicio.

Como configurar una alerta

1. Ve a la pestana Stock y encuentra el producto al que quieres configurar la alerta.
2. Haz clic en el producto para abrir su detalle.
3. Busca el campo "Stock minimo".
4. Ingresa la cantidad minima que deseas tener siempre disponible. Por ejemplo, si usas 5 kg de pollo al dia, podrias poner 10 kg como minimo para tener margen de dos dias.
5. Guarda los cambios. A partir de ahora, cuando el stock de ese producto baje de 10 kg, veras una alerta visual en la tabla.

Como se ven las alertas

En la tabla de stock, la columna Estado cambia de color segun el nivel:

6 Registrar compras a proveedores

El modulo de compras te permite registrar toda la mercancia que ingresa a tu restaurante. Cada compra actualiza automaticamente el stock y te ayuda a llevar un historial de costos por proveedor.

Como llegar

Registrar una compra nueva

1. Haz clic en el boton "Nueva compra".
2. Selecciona el proveedor. Si es un proveedor nuevo, puedes crearlo desde ahi mismo.
3. Ingresa el numero de factura o referencia del documento.
4. Agrega los productos comprados uno por uno: selecciona el producto, ingresa la cantidad y el precio unitario.
5. Revisa el total de la compra.
6. Si tienes la factura fisica, puedes escanearla con OCR para que el sistema llene los datos automaticamente.
7. Confirma la compra. El stock de cada producto se actualizara sumando las cantidades registradas.

Que pasa despues de registrar la compra

Una vez confirmada, la compra genera:

1. Un aumento automatico en el stock de cada producto comprado.
2. Un registro en el historial de movimientos con tipo "Compra".
3. Una actualizacion del costo promedio de cada ingrediente (util para el calculo de food cost).

7 Hacer conteo fisico

El conteo fisico es el proceso de ir a tu bodega, contar lo que realmente hay, y compararlo con lo que dice el sistema. Es la herramienta mas importante para detectar diferencias, robos, mermas no registradas o errores de registro.

Como llegar

Como hacer un conteo fisico

1. Haz clic en "Nuevo conteo".
2. Selecciona si quieres contar todos los productos o solo una categoria especifica (por ejemplo, solo carnes).
3. El sistema te mostrara una lista con cada producto y la cantidad que deberia haber segun el sistema.
4. Ve a la bodega y cuenta fisicamente cada producto.
5. Ingresa la cantidad real que contaste en la columna correspondiente.
6. El sistema calculara automaticamente la diferencia entre lo esperado y lo real.
7. Cuando termines, haz clic en "Cerrar conteo".
8. Decide si deseas aplicar las diferencias como ajustes al stock. Si aceptas, el stock se actualizara a lo que realmente contaste.

Entender las diferencias

8 Controlar mermas y desperdicios

La merma es todo producto que se pierde durante la operacion y no llega al plato del cliente. Puede ser desperdicio de cocina, productos vencidos, porciones de prueba o ingredientes que se danan. Registrar la merma es esencial para tener numeros reales de costos.

Como llegar

Registrar una merma

1. Ve a la pestana Merma.
2. Haz clic en "Registrar merma".
3. Selecciona el producto que se desperdicio.
4. Ingresa la cantidad perdida.
5. Selecciona la razon de la merma: vencimiento, dano, desperdicio en preparacion, etc.
6. Agrega notas adicionales si es necesario (por ejemplo, "se rompio el refrigerador").
7. Confirma el registro. La cantidad se restara del stock automaticamente.

Tipos de merma

9 Transferencias entre sucursales

Si tu restaurante tiene varias sucursales, puedes mover inventario de una a otra sin que se pierda la trazabilidad. Las transferencias restan stock en el origen y suman en el destino.

Como llegar

Como hacer una transferencia

1. Haz clic en "Nueva transferencia".
2. Selecciona la sucursal de origen (de donde sale el producto).
3. Selecciona la sucursal de destino (a donde va el producto).
4. Agrega los productos que deseas transferir y sus cantidades.
5. Revisa el resumen de la transferencia.
6. Confirma. El stock se actualizara en ambas sucursales.

Zonas de almacenamiento

Dentro de cada sucursal, puedes organizar tu inventario por zonas de almacenamiento. Esto te ayuda a saber exactamente donde esta cada producto:

10 Ver el historial de movimientos

Cada cambio en tu inventario queda registrado: ventas, compras, ajustes, mermas y transferencias. La pestana Movimientos te da una vision completa de todo lo que ha pasado con tu stock.

Como llegar

Que informacion encuentras

Como usar el historial

1. Usa los filtros de fecha para ver movimientos de un periodo especifico (hoy, esta semana, este mes).
2. Filtra por tipo de movimiento si solo quieres ver compras, ajustes o ventas.
3. Filtra por producto para ver todo el historial de un ingrediente en particular.
4. Exporta el reporte si necesitas compartirlo con tu contador o con la gerencia.

11 Consejos para un inventario preciso

Un buen control de inventario no depende solo del sistema: depende de los habitos de tu equipo. Aqui tienes las mejores practicas para que tu inventario en Clink sea siempre confiable.

Habitos diarios

1. Registra las compras el mismo dia que llegan. No dejes para despues el ingreso de mercancia porque se acumulan errores.
2. Revisa las alertas de stock bajo al inicio de cada turno. Asegurate de tener los ingredientes necesarios antes de abrir.
3. Registra las mermas al momento. Si un cocinero tira algo, que lo reporte en el acto. Si espera al final del dia, se olvida.

Habitos semanales

1. Haz un conteo fisico rapido de los 10-15 productos mas costosos o de mayor rotacion (carnes, quesos, mariscos, licores).
2. Revisa el reporte de mermas para identificar patrones de desperdicio.
3. Verifica que todas las compras de la semana esten registradas comparando facturas contra el historial en Clink.

Habitos mensuales

1. Haz un conteo fisico completo de todo el inventario y aplica las diferencias.
2. Revisa el food cost por producto para detectar si algun plato esta costando mas de lo esperado.
3. Actualiza los precios de compra si tus proveedores cambiaron precios, para que los calculos de costo sean precisos.
4. Revisa y actualiza los stocks minimos segun la temporada y los cambios en el menu.

Errores comunes que debes evitar