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Guia del Usuario

Gestion Multi-Sucursal

1. Cuando necesitas multi-sucursal

Clink permite manejar todos tus locales desde una sola cuenta. Pero antes de activar esta funcion, vale la pena saber si realmente la necesitas.

Te conviene usar multi-sucursal si:

No necesitas multi-sucursal si:

Si hoy tienes un solo local pero planeas crecer, puedes activar multi-sucursal cuando quieras. Tu sucursal actual se convierte automaticamente en la primera sede de tu cadena.

2. Crear una nueva sucursal

Para agregar un nuevo local a tu cuenta de Clink, necesitas crear una sucursal. Cada sucursal funciona de forma independiente en ventas e inventario, pero comparte tu catalogo de productos.

  1. En el menu lateral, haz clic en "Restaurantes".
  2. Haz clic en "Sucursales". Esto te lleva a la lista de todas tus sedes. /dashboard/admin/sucursales
  3. Haz clic en el boton "+ Nueva Sucursal" en la parte superior derecha.
  4. Se abre el formulario de nueva sucursal. Escribe el nombre de la sucursal. Usa un nombre que tu equipo reconozca facilmente, como "Sede Norte", "Local Centro Comercial" o "Food Truck Parque".
  5. Escribe un codigo corto para la sucursal (por ejemplo: "NORTE", "CC01", "FT-PARQUE"). Este codigo aparece en los reportes y te ayuda a identificar la sede rapidamente.
  6. Deja el estado en "Activa" para que la sucursal empiece a funcionar de inmediato.
  7. Haz clic en "Guardar" para crear la sucursal.
[Pantalla: Formulario "Nueva Sucursal" con campos de nombre, codigo y estado activo]
Puedes crear tantas sucursales como necesites. Cada una tendra su propio inventario, sus propias ventas y su propia configuracion de facturacion.

3. Configurar datos de la sucursal

Despues de crear la sucursal, necesitas completar su informacion. El formulario tiene varias secciones que puedes llenar ahora o ir completando poco a poco.

Ubicacion

  1. Abre la sucursal que acabas de crear y ve a la pestana "Ubicacion".
  2. Escribe la direccion completa del local.
  3. Selecciona la ciudad y el departamento.
  4. Selecciona el pais donde esta la sede.
  5. Escribe el telefono de contacto de esta sucursal.
  6. Haz clic en "Guardar".
[Pantalla: Seccion "Ubicacion" con mapa y campos de direccion, ciudad, departamento, telefono]

Configuracion de operacion

  1. Ve a la pestana "Configuracion de Operacion".
  2. Selecciona los metodos de pago que acepta esta sucursal (efectivo, tarjeta, transferencia, Nequi, Daviplata, etc.).
  3. Elige los modos de servicio disponibles: mesa, para llevar, domicilio o una combinacion.
  4. Personaliza el encabezado del recibo si quieres que esta sede tenga un texto distinto al de otras sucursales.
  5. Configura el horario de operacion: selecciona la hora de apertura y cierre para cada dia de la semana.
  6. Si esta sede cierra algun dia festivo especifico, marcalo en el calendario de festivos.
  7. Haz clic en "Guardar".
[Pantalla: Seccion "Configuracion de Operacion" con metodos de pago, modos de servicio y horarios]
El horario de operacion es fundamental para los reportes. Si tu restaurante cierra a las 2 AM, configura el cierre correctamente para que las ventas nocturnas aparezcan en el dia correcto.

Zona horaria

  1. En la seccion de Informacion Basica, verifica la zona horaria de la sucursal.
  2. Si tienes sedes en ciudades con diferente horario (por ejemplo, una en Bogota y otra en Ciudad de Mexico), selecciona la zona correcta para cada una.
  3. Haz clic en "Guardar".
La zona horaria afecta la hora que aparece en los recibos y en los cierres de caja. Asegurate de que sea la correcta para cada local.

5. Personalizar precios y productos por sede

Aunque el catalogo es compartido, cada sucursal puede tener precios diferentes o desactivar productos que no aplican para su ubicacion. Por ejemplo, un food truck puede no ofrecer postres que si se venden en el restaurante principal.

Cambiar el precio de un producto en una sucursal

  1. Primero, asegurate de estar trabajando en la sucursal correcta. Usa el selector de sucursal en la parte superior del menu lateral.
  2. Ve a "Productos" en el menu lateral.
  3. Busca el producto que quieres modificar y haz clic en el.
  4. Cambia el precio al valor que necesitas para esta sede.
  5. Haz clic en "Guardar".
[Pantalla: Edicion de producto con campo de precio local resaltado y etiqueta "Precio para esta sucursal"]

Desactivar un producto en una sucursal

  1. En la lista de productos de la sucursal, busca el producto que quieres ocultar.
  2. Haz clic en el interruptor de disponibilidad junto al producto para ponerlo en "No disponible".
  3. El producto deja de aparecer en el punto de venta de esa sucursal, pero sigue existiendo en el Menu Maestro y en las demas sedes.
Desactivar un producto es distinto a eliminarlo. Si lo desactivas en una sede, puedes volver a activarlo en cualquier momento con un solo clic. Eliminar un producto del Menu Maestro lo quita de todas las sedes.
Accion Efecto Donde aplica
Editar en Menu Maestro Cambia el producto en todas las sedes Global (todas las sucursales)
Cambiar precio local Solo cambia el precio en esa sucursal Una sucursal
Desactivar producto Oculta el producto del punto de venta Una sucursal
Eliminar del Menu Maestro Borra el producto permanentemente Global (todas las sucursales)

6. Configurar DIAN por sucursal

En Colombia, cada punto de venta necesita su propio certificado de facturacion electronica ante la DIAN. Clink te permite configurar esto individualmente para cada sucursal.

  1. Ve a "Restaurantes" → "Sucursales" y haz clic en la sucursal que quieres configurar.
  2. Abre la pestana "Integraciones".
  3. En la seccion "DIAN", haz clic en "Configurar".
  4. Sube el certificado digital (.p12) de esta sucursal.
  5. Escribe la contrasena del certificado.
  6. Ingresa el prefijo de facturacion asignado a esta sede (por ejemplo: "SETT", "FV01").
  7. Configura el rango de numeracion autorizado por la DIAN para esta sucursal.
  8. Haz clic en "Probar conexion" para verificar que el certificado funciona correctamente.
  9. Si la prueba es exitosa, haz clic en "Guardar".
[Pantalla: Seccion "Integraciones > DIAN" con campos de certificado, prefijo y rango de numeracion]
Cada sucursal debe tener su propia resolucion de facturacion de la DIAN. No uses el mismo certificado y prefijo para dos sucursales diferentes, porque la DIAN puede rechazar las facturas.
Si aun no tienes el certificado digital de la DIAN para esta sede, puedes configurarlo despues. Mientras tanto, la sucursal puede operar con recibos internos (no factura electronica).

7. Asignar personal a cada sucursal

Clink tiene un pool de empleados compartido entre todas las sedes. Esto significa que puedes asignar a una persona a una o varias sucursales sin tener que crear cuentas nuevas.

  1. En el menu lateral, ve a "Configuracion" → "Equipo".
  2. Busca al miembro del equipo que quieres asignar y haz clic en su nombre.
  3. En la seccion "Sucursales asignadas", marca las sedes donde esta persona trabajara.
  4. Selecciona el rol que tendra en cada sucursal. Una persona puede ser gerente en una sede y cajero en otra.
  5. Haz clic en "Guardar".
[Pantalla: Perfil de empleado con checkboxes de sucursales asignadas y selector de rol por sucursal]

Asignar un gerente a la sucursal

  1. Abre la sucursal desde "Restaurantes" → "Sucursales".
  2. Ve a la pestana "Permisos".
  3. En el campo "Gerente asignado", selecciona al miembro del equipo que sera responsable de esta sede.
  4. El gerente asignado recibira notificaciones de alertas de inventario, cierres de caja y reportes diarios de esa sucursal.
  5. Haz clic en "Guardar".
Si un empleado trabaja temporalmente en otra sede (por ejemplo, para cubrir un turno), simplemente agregale esa sucursal. Cuando termine, puedes quitarla sin afectar su acceso a la sede original.

8. Reportes consolidados (ver todas las sedes)

Una de las grandes ventajas de multi-sucursal es poder ver el rendimiento de todas tus sedes en un solo lugar. Los reportes consolidados te muestran el panorama completo de tu cadena.

  1. En el menu lateral, haz clic en "Reportes".
  2. En el filtro superior, selecciona "Todas las sucursales" para ver los datos consolidados.
  3. Selecciona el rango de fechas que quieres consultar.
  4. Revisa el resumen general: ventas totales, numero de ordenes, ticket promedio y comparativo entre sedes.
  5. Usa la tabla comparativa para ver que sucursal vende mas, cual tiene mejor ticket promedio y donde esta el mayor volumen de operaciones.
[Pantalla: Reportes consolidados con grafico de barras comparando ventas por sucursal y tabla resumen]

Reportes disponibles en modo consolidado:

Ventas por sucursal Comparativo de ingresos entre todas tus sedes en el periodo seleccionado.
Productos mas vendidos Ranking global o por sucursal de los platos con mejor desempeno.
Food cost por sede Porcentaje de costo de alimentos de cada sucursal vs. la cadena completa.
Rendimiento del equipo Ventas por empleado, desglosadas por sucursal y periodo.
Para analisis rapidos, filtra por una sola sucursal. Para reuniones de gerencia o revision mensual, usa "Todas las sucursales" y exporta el reporte a PDF o Excel.

9. Cambiar entre sucursales en el dashboard

Si manejas varias sedes, necesitas poder cambiar entre ellas rapidamente para ver datos especificos de cada local. Clink tiene un selector de sucursal siempre visible en el menu lateral.

  1. Mira la parte superior del menu lateral (sidebar). Ahi veras el nombre de la sucursal activa.
  2. Haz clic en el nombre de la sucursal para abrir el selector.
  3. Se despliega una lista con todas tus sedes. Las sucursales activas aparecen primero; las inactivas aparecen en gris.
  4. Haz clic en la sucursal a la que quieres cambiar.
  5. El dashboard se actualiza inmediatamente para mostrar los datos de la sucursal seleccionada: ventas, inventario, cierres de caja y todo lo demas.
[Pantalla: Selector de sucursal desplegado en el sidebar mostrando lista de sedes con indicador de la activa]
Al cambiar de sucursal, todos los menus del dashboard (ventas, inventario, reportes, cierres) se filtran automaticamente para esa sede. No necesitas ajustar filtros manualmente en cada seccion.
Ten cuidado al registrar ventas o hacer movimientos de inventario: siempre verifica que estas en la sucursal correcta antes de realizar cualquier operacion. El nombre de la sede activa siempre esta visible en la parte superior del sidebar.

10. Inventario por sucursal y transferencias

Cada sucursal maneja su propio inventario de forma independiente. Los insumos, las cantidades y las alertas de stock son especificos de cada sede. Pero si necesitas mover productos de un local a otro, puedes hacer transferencias entre sucursales.

Ver el inventario de una sucursal

  1. Selecciona la sucursal que quieres revisar usando el selector de sucursal en el sidebar.
  2. Ve a "Inventario" en el menu lateral.
  3. Aqui veras todos los insumos y sus cantidades actuales para esa sede en particular.
  4. Los productos con stock bajo aparecen resaltados para que tomes accion rapidamente.
[Pantalla: Lista de inventario de una sucursal con cantidades, alertas de stock bajo y filtros]

Transferir inventario entre sucursales

  1. En la seccion de "Inventario", haz clic en "Nueva transferencia".
  2. Selecciona la sucursal de origen (de donde salen los productos).
  3. Selecciona la sucursal de destino (a donde llegan los productos).
  4. Agrega los productos a transferir y las cantidades de cada uno.
  5. Revisa el resumen de la transferencia.
  6. Haz clic en "Confirmar transferencia".
  7. El inventario se ajusta automaticamente en ambas sucursales: se resta de la sede de origen y se suma en la de destino.
[Pantalla: Formulario de transferencia con selectores de origen/destino, lista de productos y cantidades]
Las transferencias son permanentes. Una vez confirmada, no se puede deshacer automaticamente. Si cometiste un error, tendras que crear una transferencia en sentido contrario para corregirlo.
Usa las transferencias para equilibrar el stock entre sedes. Si una sucursal tiene exceso de un insumo y otra esta por quedarse sin el, muevelo en lugar de hacer una compra nueva.

11. Consejos para gestionar multiples sedes

Manejar varios locales puede ser complicado si no tienes un buen sistema. Aqui van algunos consejos practicos para que todo funcione sin problemas:

Nombres claros y consistentes

Usa nombres que cualquier persona de tu equipo entienda a primera vista. Evita codigos internos como "SUC-003" y prefiere nombres descriptivos como "Sede Centro Comercial Titan" o "Food Truck Parque 93".

Un gerente por sucursal

Asigna un responsable a cada sede. Esa persona deberia ser la encargada de revisar los cierres de caja, controlar el inventario y reportar cualquier novedad. En Clink puedes asignarlo formalmente desde la pestana "Permisos" de cada sucursal.

Revisa los reportes consolidados cada semana

No esperes a fin de mes para comparar el rendimiento de tus sedes. Una revision semanal te permite detectar problemas a tiempo: una caida en ventas, un food cost demasiado alto o diferencias en el ticket promedio.

Mantiene el Menu Maestro actualizado

Si agregas o quitas productos, hazlo desde el Menu Maestro para que el cambio se refleje en todas las sedes. Solo usa los ajustes locales para excepciones especificas (un precio distinto, un producto no disponible en esa sede).

Configura las integraciones desde el inicio

Si cada sucursal necesita facturacion DIAN, impresoras o integracion con plataformas de domicilio como Rappi, configuralo al momento de crear la sucursal. Dejarlo para despues suele generar olvidos y errores.

Usa las transferencias de inventario

Antes de comprar insumos nuevos, revisa si otra sucursal tiene excedentes. Las transferencias internas ahorran dinero y reducen el desperdicio.

Agenda una reunion mensual de 30 minutos con los gerentes de todas las sedes. Revisen juntos los reportes consolidados de Clink. Eso mantiene a todo el equipo alineado y permite tomar decisiones rapidas.